Archive for year 2011

Fenomena Kegagalan Konversi Sistem di Suatu Organisasi

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkoversian dari sistem lama ke baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Sementara jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.

Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem), dan hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi, yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti teknologi informasi itu sendiri.

Penyebab kegagalan ini juga dapat berasal dari tiga stakeholder utama organisasi/perusahaan, yaitu manajemen, vendor dan user. Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat menyebabkan terjadinya kegagalan konversi sistem. Selain itu, perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen buruk, sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan. Faktor kegagalan konversi sistem yang disebabkan oleh vendor adalah kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis. Vendor terkadang juga melakukan kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait. Sementara dari pihak user, diketahui bahwa kegagalan konversi sistem umumnya disebabkan oleh ketidakinginan user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari, sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Tinggi rendahnya resiko keberhasilan proses konversi sistem informasi sangat dipengaruhi oleh lima aspek, yaitu aspek data, aspek aplikasi, aspek teknologi, aspek manusia, dan aspek kebijakan. Untuk memperkecil resiko yang ada, maka perlu dilakukan beberapa langkah sebagai berikut.

  1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang teknologi informasi, sehingga lebih paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan teknologi informasi ini.
  2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem, sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  3. Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah, yaitu: 1) menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement); 2) Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan; 3) Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen; dan 4) Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
  4. Agar kesalahan konversi sistem lama ke sistem baru tidak terjadi, maka: sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user; user training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah dipahami oleh end user dan harus menarik; komputerisasi perlu dibarengi dengan bussiness reengineering process agar terjadi efisisiensi dan efektivitas operasi dalam perusahaan; dan conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa agar tidak menyulitkan bagi user di lapangan.

Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Terdapat  empat metode konversi sistem, yaitu sebagai berikut.

1.       Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi langsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang biasa disebut pendekatan cold turkey. Cara ini merupakan yang paling beresiko, tetapi murah. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Asumsi dari penggunaan sistem ini diantaranya:

  • Data sistem yang lama bisa digantikan sistem yang baru;
  • Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai;
  • Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya; dan
  • Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

2.       Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan dan perbedaanya direkonsiliasi. Sistem ini paling aman digunakan, namun membutuhkan biaya yang paling mahal. Besarnya biaya digunakan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

3.       Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Metode konversi bertahap menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Sistem harus disegmentasi sebelum menggunakan metode phase-in.

Kelebihan dari sistem konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sementara, kelemahannya, antara lain adanya keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4.       Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi.

Daftar Pustaka

Riyanti. 2010. Konversi sistem. http://riyanti.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]

Suhendi. 2010. Konversi sistem dalam teknologi informasi dan fenomenanya. http://suhendi.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing Dibandingkan dengan Insourcing

Sistem informasi menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen, baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing dan outsourcing. Namun, keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) dalam membangun dan mengelola sistem informasi.

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.

  • Meningkatkan fokus bisnis, sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi resiko operasional, sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya, sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk  kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

Terdapat dua jenis pendekatan outsourcing, yaitu dengan menggunakan paying agent (labor supply) dan full agent (full outsource). Pendekatan yang lebih banyak dipraktekkan di Indonesia adalah paying agent. Artinya, perusahaan outsource hanya menyediakan tenaga kerja dan mengurusi sumber daya manusia serta administrasinya saja, sementara tempat, pengawas dan semua lat produksi berada di perusahaan pengguna.

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Penelitian yang dilakukan oleh Divisi Riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, 73 persen perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsourcing. Dari 73 persen perusahaan yang menggunakan jasa outsource terdapat lima alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33,75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya masing-masing sebesar 11,25%.

Melalui studi para ahli manajemen yang dilakukan sejak tahun 1991, Outsourcing Institute mengumpulkan sejumlah alasan mengapa perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitasnya dan potensi keuntungan yang diharapkan diperoleh darinya (O’Brien, 2005). Keuntungan tersebut antara lain sebagai berikut.

1.      Fokus pada kompetensi utama

Dengan menggunakan outsourcing, perusahaan dapat memusatkan diri pada masalah dan startegi utama dan umum, sementara pelaksanaan tugas sehari-hari dengan tingkat kepentingan yang kecil diserahkan pada pihak ketiga, sehingga perusahaan mampu meningkatkan kompetensi utamanya.

2.      Penghematan dan pengendalian biaya operasional

Outsourcing memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Pengurangan biaya ini dapat diperoleh dari  mitra outsource melalui berbagai hal, misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, economics of scale besar. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya pada vendor outsourcing.

3.      Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing

Karena kompetensi utamanya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing dalam menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4.      Mengurangi resiko

Outsourcing memungkinkan suatu pembagian suatu pembagian resiko, yang akan memperingan dan memperkecil resiko perusahaan. Apabila semua investasi dilakukan sendiri maka seluruh resiko juga ditanggung sendiri, sementara apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan pada pihak ketiga maka resiko akan ditanggung bersama pula.

5.      Perusahaan menjadi lebih langsing dan gesit dalam merespon pasar

Setiap perusahaan pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan.

6.      Meningkatkan efisiensi pada pekerjaan yang bersifat non-core

Perusahaan umumnya memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core dengan berbagai alasan. Perusahaan menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.

7.      Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari re-engineering.

Outsourcing menjadi salah satu cara dalam re-engineering untuk mendapatkan manfaat sekarang dengan cara menyerahkan tugas pada pihak ketiga yang sudah melakukan re-engineering dan menjadi unggul atas aktivitas-aktivitas tertentu.

8.      Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan lain

Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki secara terbatas tersebut untuk bidang-bidang kegiatan utama, sementara hal-hal kecil dapat dialihkan untuk menangani hal-hal ekstrim.

9.      Meningkatkan tersedianya dana kapital

Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital kegiatan non-core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kegiatan tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai dengan dana operasi, bukan dana investasi.

10.  Menciptakan dana segar

Outsourcing sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakkan aktivitas tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan (penjualan/penyewaan) aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tersebut, dengan demikian dana segar akan masuk ke dalam perusahaan.

11.  Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri

Perusahaan dapat melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai.

12.  Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola

Outsourcing dapat juga digunakan untuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan, seperti birokrasi ekstern yang sangat berbelit.

13.  Mengurangi waktu proses

Beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

Outsourcing sendiri pada prakteknya tidak berarti memiliki resiko sama sekali. Resiko yang terjadi hanya bisa diminimalisir, sehingga penting bagi perusahaan untuk melakukan self assesment terhadap kondisi perusahaannya. Baik keuangan, kesiapan hingga perencanaan jangka panjang kedepan. Adapun beberapa kelemahan dalam melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.

1.      Permasalahan pada moral karyawan. Pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penanganannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya karena karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.

2.      Kurangnya kontrol perusahaan pengguna dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. Ketika ditengah jalan outsourcer tidak dapat melanjutkan proyek tersebut, maka perusahaan akan menderita kerugian yang berdampak sangat buruk bagi kelangsungan bisnis perusahaan. Selain itu, perusahaan akan kehilangan kendali terhadap sistem dan data, karena bisa saja outsourcer menjual data ke pesaing dan hal ini akan merugikan perusahaan dibandingkan jika melakukan insourcing atau pengembangan sistem informasi dilakukan oleh pihak perusahaan. Oleh karena itu, kontrak juga harus menjelaskan tentang batasan-batasan kerahasiaan informasi yang perusahaan berikan kepada outsourcer.

3.      Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan menyebabkan munculnya rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kelancaran proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena adanya kekhawatiran akan terjadinya PHK, terjadinya perubahan dalam gaya manajemen dan kekhawatiran kinerja vendor ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan. Hal ini menimbulkan jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

4.      Ketergantungan dengan perusahaan lain, yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. Perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan, jika menyerahkan sepenuhnya kepada outsourcer tanpa ada kontrol atau peran serta pihak internal perusahaan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi di perusahaannya.

5.      Biaya lebih mahal dibandingkan dengan mengembangkan sistem informasi sendiri. Hal ini disebabkan oleh adanya hidden cost, yaitu pencarian biaya vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing.

Pendekatan insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing. Perusahaan yang menggunakan sistem insourcing akan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Di dalam insourcing, suatu perusahaan akan melaksanakan fungsi organisasi pihak lain, dengan memanfaatkan sumber daya (resource) dan potensi yang dimilikinya, sehingga ada aliansi strategi baru. Perusahaan akan menggunakan sistem ini jika memiliki sumber daya yang memadai dan menginginkan pengawasan yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsource ke pihak lain. Keuntungan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing, yaitu sebagai berikut.

1.      Skalabilitas dan Kemampuan Beradaptasi

Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis perusahaan terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

2.      Penghematan Biaya (Cost Saving)

Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.

3. IT Staffing

Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:

  • Training, staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.
  • Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
  • Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.

Daftar Pustaka

O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.

Umariah S. 2010. Penilaian terhadap outsourcing dan insourcing. http://sariumariah.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Wiguna A. 2010. “Outsourcing” dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi di organisasi. http://aryawiguna.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Sistem informasi menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen, baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing dan outsourcing. Namun, keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) dalam membangun dan mengelola sistem informasi.
Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian
pekerjaan kepada pihak. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.
 Meningkatkan fokus bisnis, sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
 Membagi resiko operasional, sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
 Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya, sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.
Terdapat dua jenis pendekatan outsourcing, yaitu dengan menggunakan paying agent (labor supply) dan full agent (full outsource). Pendekatan yang lebih banyak dipraktekkan di Indonesia adalah paying agent. Artinya, perusahaan outsource hanya menyediakan tenaga kerja dan mengurusi sumber daya manusia serta administrasinya saja, sementara tempat, pengawas dan semua lat produksi berada di perusahaan pengguna.
Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.
Penelitian yang dilakukan oleh Divisi Riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, 73 persen perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsourcing. Dari 73 persen perusahaan yang menggunakan jasa outsource terdapat lima alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33,75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya masing-masing sebesar 11,25%.Sistem informasi menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen, baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing dan outsourcing. Namun, keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) dalam membangun dan mengelola sistem informasi.

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.

  • Meningkatkan fokus bisnis, sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa

    Sistem informasi menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen, baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing dan outsourcing. Namun, keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) dalam membangun dan mengelola sistem informasi.

    Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.

  • Meningkatkan fokus bisnis, sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi resiko operasional, sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.

Daftar Pustaka Bab 3.3:

Nugroho A. 2009. Metodologi pengembangan sistem informasi. http://www.agungnugroho.net. [25 Desember 2010]

Anonim. 2010. Pengembangan sistem informasi. http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]

Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya, sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk  kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

Sistem informasi menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen, baik pada tingkat operasional (pelaksana tek

Sistem informasi menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen, baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing dan outsourcing. Namun, keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) dalam membangun dan mengelola sistem informasi.

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.

  • Meningkatkan fokus bisnis, sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi resiko operasional, sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya, sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk  kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

Terdapat dua jenis pendekatan outsourcing, yaitu dengan menggunakan paying agent (labor supply) dan full agent (full outsource). Pendekatan yang lebih banyak dipraktekkan di Indonesia adalah paying agent. Artinya, perusahaan outsource hanya menyediakan tenaga kerja dan mengurusi sumber daya manusia serta administrasinya saja, sementara tempat, pengawas dan semua lat produksi berada di perusahaan pengguna.

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Penelitian yang dilakukan oleh Divisi Riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, 73 persen perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsourcing. Dari 73 persen perusahaan yang menggunakan jasa outsource terdapat lima alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33,75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya masing-masing sebesar 11,25%.

nis) maupun pimpinan. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing dan outsourcing. Namun, keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) dalam membangun dan mengelola sistem informasi.

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut.

  • Meningkatkan fokus bisnis, sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi resiko operasional, sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.

Daftar Pustaka Bab 3.3:

Nugroho A. 2009. Metodologi pengembangan sistem informasi. http://www.agungnugroho.net. [25 Desember 2010]

Anonim. 2010. Pengembangan sistem informasi. http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]

Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya, sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk  kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

  • lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi resiko operasional, sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.

  • Daftar Pustaka Bab 3.3:

    Nugroho A. 2009. Metodologi pengembangan sistem informasi. http://www.agungnugroho.net. [25 Desember 2010]

    Anonim. 2010. Pengembangan sistem informasi. http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]

    Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya, sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk  kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

Perbedaan Pengembangan Sistem Informasi dan Software

Proses bisnis yang berjalan dalam organisasi semakin lama semakin berkembang. Proses transaksi yang ada juga semakin rumit, sehingga organisasi tidak bisa hanya mengandalkan pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi sebuah organisasi dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change) serta mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan.

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development), yaitu aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan organisasi atau memanfaatkan kesempatan yang ada. Pengembangan sistem informasi memerlukan keterlibatan komponen-komponen sistem informasi, yaitu sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, serta prosedur dan kebijakan.

Pengembangan software merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi. Oleh karena itu, pengembangan software harus sejalan dengan perencanaan sistem informasi. Pengembangan sistem sofware (Software Develompment) adalah pengembangan suatu produk software melalui suatu perencanaan dan proses yang terstruktur. Pengembangan software ini dapat ditujukan untuk berbagai kepentingan, yaitu kebutuhan khusus bagi bisnis tertentu, kebutuhan yang diharapkan oleh pengguna potensial dan kebutuhan untuk kepentingan pribadi.

Perbedaan antara pengembangan sistem informasi dan pengembangan software terletak pada tahapan pembangunannya.  Pengembangan sistem informasi terdiri dari tahap perencanaan sistem informasi (PSI), analisa, perancangan, dan implementasi. Sementara tahapan pengembangan software terdiri dari analisa, perancangan dan implementasi.

Pengembangan software menggunakan teknik terstruktur untuk menghasilkan satu software dan dilaksanakan pada satu kegiatan proyek. Sementara pengembangan sistem informasi menggunakan teknik terstruktur untuk menghasilkan satu sistem informasi bagi perusahaan secara keseluruhan, dimana dalam rekayasa sistem informasi kemungkinan akan memerlukan banyak waktu dan banyak biaya serta menggunakan banyak personil.

1.      Fase Perencanaan Sistem

Terdapat dua faktor yang perlu dipertimbangkan selama fase perencanaan sistem perlu. Pertama Dalam fase perencanaan sistem perlu dibentuk suuatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas, yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Pada tahap ini, proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. Selain itu, diperlukan pula sumber daya baru dan penyediaan dana untuk mendukung pengembangan sistem.

, faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan. Kedua, faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis yang dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi (Tabel 1).

Tabel 1. Kriteria Faktor Kelayakan dan Faktor Strategis

Faktor Kelayakan

Faktor Strategis

1.     Kelayakan Teknis

2.     Kelayakan Ekonomis

3.     Kelayakan Legal

4.     Kelayakan Operasional

5.     Kelayakan Rencana

1.     Produktivitas

2.     Diferensiasi

3.     Manajemen

2.      Fase Analisis Sistem

Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem dalam melakukan kegiatan analisis sistem. Pada fase ini dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem. Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai. Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Namun bila laporan tidak disetujui, tim proyek harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

3.      Fase Perancangan Sistem

Fase perancangan sistem merupakan fase pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional. Tujuan perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan para pemakai (perancangan sistem secara umum) serta untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang terlibat (perancangan sistem secara khusus). Perancangan sistem memiliki beberapa sasaran, yaitu sebagai berikut.

  • Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan.
  • Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
  • Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
  • Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.

4.      Fase Implementasi Sistem

Pada fase ini sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu rancana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart, dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti:

  • Pengembangan perangkat lunak;
  • Persiapan lokasi peletakkan sistem;
  • Instalasi peralatan yang digunakan;
  • Pengujian sistem;
  • Pelatihan untuk para pemakai sistem; dan
  • Persiapan dokumentasi.

Daftar Pustaka

Nugroho A. 2009. Metodologi pengembangan sistem informasi. http://www.agungnugroho.net. [25 Desember 2010]

Anonim. 2010. Pengembangan sistem informasi. http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]

Faktor Penentu Kegagalan dalam Pengembangan atau Penerapan Sistem Informasi di Suatu Organisasi

Proses bisnis yang berjalan dalam organisasi semakin lama semakin berkembang. Proses transaksi yang ada juga semakin rumit. Dalam hal ini, suatu organisasi tidak bisa hanya mengandalkan pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi organisasi dalam menjalankan aktivitas bisnisnya.

Perusahaan yang aktivitas operasionalnya masih manual ketika mencoba menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka masalah pertama yang dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan. Pembiayaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan sistem, dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis. Sementara perusahaan yang sudah memiliki sistem pemrosesan data terkomputerisasi, ketika melakukan pengembangan sistem informasi akan menghadapi masalah pada aspek fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya pengembangan, up grading hardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek non-fisik meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen dan kualitas sistem informasi.

Penerapan sistem informasi di suatu organisasi merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat, sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan mengalami masalah yang jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi terhadap berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru.

Rosemary Cafasaro dalam O’Brien  dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi  antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi, yang diuraikan sebagai berikut.

1.      Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia.

Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.

  • Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
  • Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
  • Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
  • Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

2.      Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)

Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut.

Disamping itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap).

3.      Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif  terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

4.      Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia  sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change).

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.

Daftar Pustaka

Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi [skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

Penggunaan Sistem Informasi dalam Menunjang Strategi Perusahaan

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.

Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.

Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut.

1.      Minimize Risk

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2.      Reduce Cost

Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.

3.      Added Value

Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.

4.      Create New Realities

Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen sistem informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya perencanaan strategis sistem informasi. Seiring dengan perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis sistem informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen sistem informasi.

Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen, serta memaksimalkan hasil investasi dari teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk merealisasikan rencana bisnisnya. Dengan demikian, penerapan teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif dalam untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi sistem informasi dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang diterapkan perusahaan dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi (Tabel 1).

Daftar Pustaka

O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.

Interisti JR. 2010. Peranan IT dalam organisasi perusahaan. http://jane.blog.uns.ac.id. [25 Desember 2010]

Noviyanto. 2010. Konsep-konsep dasar sistem informasi dalam bisnis. http://viyan.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]

Tabel 1. Matriks Strategi Sistem Informasi

What

Who

Where

Hardware List of physical components of the systems Individuals who use it

Individuals who manage it

Physical location
Software List of programs, applications and utilities I Individuals who use it

Individuals who manage it

What hardware it resides upon and where taht hardware is located
Networking Diagram of how hardware and software components are connected Individuals who use it/

Individuals who manage it

Company service obtained from

Where the nodes are located, where the wires and other transport media are located
Data Bits of information stored in the system Individuals who use itIndividuals who manage it Where the information resides
Go to Top
Skip to toolbar